Việc cai quản công văn hành chính trong số cơ quan, doanh nghiệp luôn là vấn đề đặc biệt quan trọng quan trọng. Với con số công văn các hàng ngày, làm sao để bọn họ lưu trữ tốt, bảo đảm không nhầm lẫn, không nên sót? Trong nội dung bài viết dưới đây, hãy để công ty chúng tôi hướng dẫn chúng ta cách sử dụng tải phần mềm cai quản công văn bằng Excel miễn phí tổn cực công dụng và ngày tiết kiệm thời hạn nhé!
Những quá trình cần triển khai để làm chủ tốt công văn
Là một trong những loại sách vở và giấy tờ có giá trị của doanh nghiệp, công văn rất cần phải sắp xếp, cai quản một phương pháp khoa học và logic. Dựa vào các nhiều loại văn bản phổ đổi mới hiện nay, ta có thể tạm phân tách công văn ra làm 3 loại bao gồm như sau:
Quảng Cáo
Với mỗi một số loại văn bản, họ sẽ có những quy trình làm chủ riêng. Tuy nhiên, dù là loại công văn làm sao thì vẫn cần thỏa mãn nhu cầu đầy đủ các bước sau:
Tiếp nhận công văn, tiến hành soạn thảo với ban hànhLưu chuyển, cam kết kết, đóng dấu và bàn giaoLưu trữ, sao lưu, đựng giữCách tải phần mềm thống trị công văn bởi Excel miễn phí
Hiện không có một phần mềm chuyên được dùng nào có công dụng giúp bạn thống trị công văn. Cho dù vậy, chúng ta hoàn toàn rất có thể tận dụng Excel- bộ giải pháp văn chống phổ biến, hữu dụng để thực hiện nhanh chóng quá trình này. Với giao diện đơn giản, đa công dụng và luôn tiện lợi, chắc chắn là Excel sẽ là phương thức quản lý hiệu quả.
Bạn đang xem: Phần mềm quản lý công văn bằng excel miễn phí
Nếu vật dụng tính của khách hàng chưa được thiết đặt phần mềm này, hãy đọc ngay link download. Hầu như các đơn vị công ty, doanh nghiệp hiện thời đều sẽ thực hiện Excel phiên bản quyền. Mặc dù nhiên, các bạn hoàn toàn có thể crack để thực hiện quá trình miễn phí.
Hướng dẫn thực hiện phần mềm làm chủ công văn bởi Excel
Nếu bạn đang làm việc trong lĩnh vực tài chính, kế toán, hãy cầm chắc quá trình sử dụng Excel như sau:
Quảng CáoBước 1: xây cất sơ trang bị và quy trình quản lý
Để làm chủ tốt công văn, bọn họ cần khẳng định được từng bước một quy trình, trang bị tự và thời hạn thực hiện. Phụ thuộc sơ đồ cơ mà ta nắm bắt được công việc của mình đang rất được xử lý tới bước nào, bao giờ thì cần kết thúc và phải tàng trữ văn bạn dạng ở đâu.
Xem thêm: How Is The Net Worth Of Johnny Dang &Amp; Co. Đánh Giá, Johnny Dang (@Johnnydangandco) · Twitter
Bước 2: Xây dựng hạng mục nhóm đối tượng người tiêu dùng phải quản ngại lý
Xác định các đối tượng người dùng cần nên làm việc, bao gồm những mục như sau:
Đối tượng phía bên ngoài doanh nghiệp: người phát hành công văn đến, bạn nhận công văn đi, những cá nhân, tổ chức công ty đối tác làm ăn, gớm doanhBên trong doanh nghiệp: phòng ban, nhân viên, ban cai quản trịCác đối tượng người dùng trên sẽ rất cần phải theo dõi bằng một list nhất định để đảm bảo không bị trùng lặp, cũng giống như không xảy ra sai sót trong toàn bộ quá trình nhập liệu Excel.
Ví dụ về cách thức tổ chức bên trên 1 sheet Excel:
Bước 3: Mở sổ thống trị từng công văn
Bạn cần triển khai mở từng sổ làm chủ cho từng loại công văn. Ví dụ như công văn đến, công văn đi, khối hệ thống văn bản nội bộKhi có bất kỳ phát sinh cho các loại văn bạn dạng nào, bạn cần ghi chép ngay nhanh chóng vào sổ chứa văn phiên bản đóXác định các chỉ tiêu, tiêu đề, tiêu chuẩn cho từng cột dữ liệuTrong sổ quản lý công văn, bạn có thể thực hiện nay các công dụng Data Validation:Data Validation cung ứng tạo danh sách cho các cột: nhiều loại văn bản, fan ký, đơn vị bán hàng, đơn vị chức năng nhận, địa điểm sao lưuThiết lập biện pháp nhập dữ liệu dạng Ngày vào cột Ngày ký kết và Ngày gửiSử dụng Data Validation giúp bạn dùng cấu hình thiết lập điều kiện nhập liệu, tránh không nên sót khi gõ tài liệu và đảm bảo an toàn thông tin bao gồm xác, không đề nghị sửa lỗi những lầnNgoài ra, tính năng Conditional Formatting cũng rất quan trọng cho việc theo dõi triệu chứng của công văn, hòa hợp đồng. Với mỗi chứng trạng khác nhau, bạn cũng có thể thiết lập trạng thái tự động thông báo để có kế hoạch xử trí kịp thờiBước 4: Xây dựng phương pháp tính mã văn thư
Công thức hay được áp dụng:
Vlookup: tham chiếu loại văn bản, mỗi văn bạn dạng đánh số vật dụng tự khác nhauCountif: đếm số lần xuất hiện thêm văn bản trong sổCác hàm không giống sẽ dùng để làm định dạng, ghép nối chuỗi thành một mã suôn sẻ muốnĐể bao gồm thể quản lý công văn rất tốt thì cần sử dụng các ứng dụng thống kê được ví dụ các thông tin cần thiết. Một trong những phần mềm còn có thể thống kê được công văn đi với đến trong thời gian ngày cũng như cung ứng ngay mau lẹ công văn kia đến người tiêu dùng chỉ với 1 click chuột.
Trên trên đây là toàn thể những tin tức bạn cần xem thêm về phần mềm quản lý công văn bởi Excel miễn phí. Hy vọng bài viết đã giúp ích cho bạn. Đừng quên quan sát và theo dõi website của chúng tôi để cập nhật các phần mềm mới nhất hiện giờ nhé!